できるビジネスマンはやっている!伝わる文章に変わる3つの基本

ビジネスマンが会議をしている様子 仕事・キャリア

「このチャットの内容、何言っているかわからないんだけど……」

「もっと伝わるように文章を書いてくれよ」

そんな言葉を上司から言われたことはないですか?

ビジネス文章に求められるのは、「伝える」のではなく、相手に「伝わる」文章です。せっかく有益な情報や自分の伝えたい思いがあっても、相手に伝わらなければ意味がありませんよね。大切なのは相手に確実に伝わることです。

この記事では、できるビジネスマンがやっている、伝わる文章の3つの基本を紹介します。簡単に真似できるものもあるので、ぜひ参考にしてみてください。

「ダメな文章」から「伝わる文章」に変わる3つの基本

論文などのテキストを示す

お客さまや上司に正しく伝わる文章を書くには、やはり一定以上の文章力が必要です。とはいっても、学生時代や社会人になっても、「伝わる文章」を書く技術を教えられたわけではありませんよね。

だからこそ、「伝わる文章」を書くのって意外とむずかしいと感じる人も多いのではないでしょうか。そこでこの章では、「ダメな文章」から「伝わる文章」に変わる3つの基本について紹介していきます。

ポイント1 一文一義を心掛けよう

ポイントの1つ目は、一文一義を心掛けることです。「一文一義」とは、一文の中にひとつの情報だけを書く、という意味になります。

例えば、下記の文を読んでみてください。

【例文】
明日は15時から打ち合わせがあるので、明日の13時までに打ち合わせ用の資料を10人分印刷して、念のため会議室が押さえられているかも再度確認して折り返し連絡してください。

何となく意味は分かると思いますが、ダラダラしていて読みづらいですよね。この文を「一文一義」になおすと、下記のようになります。

【改善文】
明日は15時から打ち合わせがあります。明日の13時までに打ち合わせ用の資料を10人分印刷してください。念のため、会議室が押さえられているか再度確認して折り返し連絡してください。

句点を打って文章を3分割した結果、とっても読みやすくなりましたよね。文自体も整理されており、依頼内容も明確になったと思います。

ただ、すべての文章を「一文一義」で書くと、読む人に淡白な印象を与えてしまうので注意しましょう。ほどよく「一文二義」を混ぜて、メリハリのある文章を書くのが理想といえます。

ポイント2 主語と述語を対応させよう

ポイントの2つ目は、主語と述語を対応させることです。主語と述語を対応させなければ、不可解な文章になってしまいます。

【例文】
私の夢は、小さい頃に憧れていた実業家の孫正義さんのような、実業家になりたいです。
上記のような文章はいかがでしょうか?言いたいことは理解できますが、何だか不自然に感じますよね。
「私の夢」という主語に対応して、述語が正しく対応していません。この一文を正しく改善すると、次のようになります。
【改善文1】
私の夢は、小さい頃に憧れていた実業家の孫正義さんのような、実業家になることです。
ただ、前項で紹介したように、一文の中にひとつの情報だけを書くのがセオリー。なので、下記のように改善すると、もっといい文章になります。文章を書くときは、一文の長さを短くしましょう。その方が読み手も読みやすくなります。
【改善文2】
私の夢は、実業家になることです。小さい頃から実業家の孫正義さんに憧れています。

ポイント3 修飾語と被修飾語を近づけよう

ポイントの3つ目は、修飾語と被修飾語を近づけることです。修飾語と被修飾語をできる限り近づけないと、読み手に誤解を与えてしまう場合があります。例えば、次のような文を見てみましょう。

【例文】
私は、急いでランチを食べて、いつものように営業先に向かった。

この文では、「いつものように」が「営業先に向かった」を修飾しているように読み取れます。でも実際に私は、いつもとは違う営業先に向かっています。私が伝えたかったのは「いつもランチは急いで食べている」ということです。

【改善文】
私は、いつものように急いでランチを食べて、営業先に向かった。

このように、修飾語と被修飾語を近づけないと伝えたい内容が正しく伝わりません。修飾語と被修飾語の距離については、意識してチェックするようにしましょう。

現代のビジネスマンは必須!基本的な文章力を身に付けよう

今回紹介した3つの基本的なポイントを抑えるだけで、各段に文章力が上がります。現代のビジネスマンにとって、「伝わる」文章を書くことは必須のスキルです。普段の業務でも意識して文章を書いてみてくださいね!

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